Dream Interpreter AI™
- The process must include the comparison of the individual timesheet and the summary timesheet (at the record level based on the unique key, as well as in terms of descriptive data). A notification should be sent regarding mismatched data, showing where the discrepancies occur. Whether this occurs at the beginning of the process or after point 10 is up to István's decision. We would like to see on the flowchart where each source is located. - At point 11, a dashboard is needed that shows, filtered by client, how much work has been done compared to the allocated hours (Box 1: client, allocated hours, consultants separately, consulting hours; Box 2: the consultant's hours broken down by day). The interface should allow selection of which source to work from (individual vs. summary). - At point 11, notifications should be sent for any discrepancies (if we work fewer or more hours than allocated). - At point 11, it should be possible to see how we are doing in terms of accumulated allocated hours and timesheeted hours (this could be Box 3). - The process must be supplemented by preparing the client timesheets. This should take place after verification, sent with Kinga's non-sent emails, as an attachment in the Excel format. Initially, this can work by generating it in a designated drive folder by Sárika, which Kinga can then review. @Gabriella Kinga Molnár please send a few emails about how you typically send them. - The process must be supplemented by uploading the payroll Excel sent to accounting (drive document). Kinga can verify this. - The process needs to be supplemented by preparing the TIGs (for now, this is not a primary scope, but it should be included in the process). ### Month-end Closing Process Description 1. **Consultants' Monthly Work** When processing the consultants' timesheets, the first thing I do is send them an email at least one week before the last day of the month, in which I state when they should close the timesheet and ask them to notify me when they are ready. This date is generally the last day of the month. If the end of the month falls on a weekend, I request them to close it by Friday since there is no work on weekends. Another exceptional case when I request an earlier closing is when a holiday or long weekend affects it. In these rare cases, I consult with Zsolt what date we need the timesheet ready by. If an earlier closing than the last working day is necessary, the request is to fill it out in advance. For the consultants, I first review their daily timesheet based on the following criteria: I. Individual Timesheet Verification: 1. How many official working days are there in the month? N 2. What percentage of a person: How many days is the person's (weekly or monthly) contract? Weekly 5 or weekly 3? – Taken from Peti-Kinga's table 3. Expected hours (expected): Is the average equal to N x 8 x contracted %? 4. Billable hours (bh), non-billable hours (nbh), and leaves (vih) = the expected hours? 1. If not, then there is an error, they did not work or it was booked incorrectly. 5. Is there something written for every day? 6. Verification of absences? Is the quantity accurate? 1. Employees 1. Is the vacation amount approved? Is it in the leave table? It must also be submitted to accounting for processing. 2. In the case of illness absences: do they have a sick pay paper? b. Subcontractors (billable and contract-based) 1. Is the vacation amount approved? Is it in the leave table? It does NOT need to be submitted to accounting. 2. We do not examine sick leave, just if it is documented. 7. Is non-billable too much? The allowance is 1 hour a week; if there is a discrepancy, it should have been pre-approved by DM. – Indicate as a discrepancy and DM will review and approve (the dashboard should show: date, quantity, task description, activity type client). 8. Verification of billable hours . E.g. we know that Allianz ordered 3 working days a week, so we want to utilize this but not exceed it. – indicate discrepancies, DM checks approval – a table is needed for how much volume was ordered for which client? • Is every day fully filled out (time interval, activity type, client)? • Considering all working days of the given month, did the relevant consultant work every day? For example, if there are a total of 20 working days in a month, does the employee actually have 20 worked days? The exception is obviously if the individual was on vacation but they must also maintain this in the timesheet. • If the above two points are met, I check the timesheets for hour amounts. The timesheet automatically classifies the given day's activity as either billable or non-billable based on the activity type. I then look at how many total hours were completed in that month and how they’re divided among billable and non-billable hours. Vacations must be entered as "vacation," which will show up in the non-billable (leaves) category if the employee was on vacation that month. • The hours then get filtered according to which client’s hours were completed by the given consultant. • If the previously described figures match, the "new consultant timesheet xy" verification is complete. II. Afterward, the timesheet maintained by the consultant must be compared with the "Sprint Summary" table. – it must match the new consultant timesheet 100%. • The data from the consultant's timesheet gets entered into the summary tab of the table, so the two tables must match based on this data. The same criteria apply in the summary tab from the consultant's perspective. • I filter the data from the table by selecting the respective consultant and the current month. • Then I check if every working day is present in this table as well. After which, I also check the total hours worked which I then filter into billable and non-billable hours. • The final point is also checking the data filtered by client. If the data from both tables match on all of the criteria described above, then the processing of the consultant's work can be considered ready for consultation with Zsolt and can then be sent to payroll. In which the AI assistant could provide a lot of help, I think: • Checking the new consultant's individual timesheet. • Comparing the two tables based on the above criteria. • Checking the number of working days for the given month. • Verifying that all data has been transferred from the consultant's timesheet to the summary tab. • If the assistant detects any errors, it should send an email to the specified addresses listing the problematic items, and I only need to review those items to determine what caused the error. • I think it would also be great to have a feature that allows me to issue a command to have the assistant double-check if any issues remain after correcting the error messages. III. Preparing the accounting, payroll spreadsheet 2. Payroll-related information • I usually prepare two spreadsheets for payroll. • One contains the monthly work hours of our performance-based employees broken down into 3 parts. Billable / non-billable / non-billable (leaves). • I typically copy this data from the summary tab of the Sprint Summary table after reconciling the two tables mentioned above. I will upload a sample table to our folder now, still without data, so that the format can be seen. • The second table contains all active employees, including contract employees. I will also upload a sample table without data, which will also be transparent in its format. This will include records of vacations, and should there be any additional pay needed, it will also include the hours for contract employees each month. • Regarding the vacations, there is a table accessible to all employees which can serve as a source for the assistant for filling out. In which the AI assistant could provide a lot of help, I think: • In the case of the performance-based workers' table, filling the payroll spreadsheet with the appropriate data. • For the all-inclusive employee table, my initial idea would be to have an option where I could verify the table I filled out with the assistant to ensure everything matches. • For the vacations, it would compare my entered data against the sprint vacation table, and for contract employees, it would compare the number of hours I’ve input with the hours recorded in their timesheets. • If no errors are found, then I can send it for payroll; if any errors are found, it sends the previously mentioned email, and I would check again with the assistant after making corrections. IV. Preparing client timesheets from the summary 3. Closing client timesheets, invoicing process For clients, our source spreadsheet will again be the Sprint summary table. For this purpose, I currently use the tab named "Project timesheet." This is a pivot table from which I usually download the relevant data for the respective client by applying the appropriate filters, using which I create the client timesheet. In the pivot table, I filter based on the following criteria: • Client - I select only one. • Month - The current month is selected. • Date - Set to show all data every time. • Billable/Non-billable - I filter only for the billable items since this timesheet serves as the basis for invoicing, excluding any non-billable items. • Consultant - I select the consultant working on the project. There may be instances where multiple consultants are working simultaneously on the same project; in that case, only one consultant will be selected at a time. After I have requested the data from the pivot table based on the filters above, I copy this resulting table into an empty Excel sheet and save it named appropriately in the respective client's folder in the right location. If multiple consultants are working on the relevant project, I copy the relevant data into separate worksheets within the Excel document, naming the worksheets after the respective consultants. To make the format visible, I will also upload a sample of this. The completed client timesheet summarizes the hours based on the copied data, calculates the days worked, and based on the entered daily rate, the amount to be invoiced. Once this is completed, I download the drive document into an XLS file from which certain columns will be deleted since they are not part of the timesheet sent to the client. The downloaded XLS file is emailed, accompanied by a performance confirmation (the format of which varies, as it must sometimes be filled out according to the client’s official form, while at other times, we send our own prepared draft). The invoice can only be prepared once the client timesheet has been accepted and the accompanying performance confirmation has also been signed and returned by the client. At this point, I create the invoice in the invoicing software, which I send to the appropriate email address. In which the AI assistant could provide a lot of help, I think: • It could compare the client timesheet prepared from the requested and copied data from the pivot table against the timesheet maintained by the consultant to see if all data matches. • If any errors are detected, it could send the previously mentioned error list via email, which I would review item by item before sending to the client. • I believe the most efficient way to perform the verification and any error list dispatch would be to issue the command to the assistant before I download the drive Excel sheet into the XLS file, as this way, we could save time. Essentially, these are the activities related to month-end closing and payroll that need to be completed and processed regularly at the end/beginning of each month. V. Client Timesheet Verification: 1. The client timesheet must sum the hours of the consultants working there but broken down by consultant. 2. The new consultant timesheets filtered by employee and client must match the client timesheet. 3. The recorded hours must not exceed the ordered hours: a. Cumulatively – looks at the customer and sums the hours booked in the past and this current timesheet for that client – any discrepancies should be explained. b. For the given month (e.g., if Allianz has ordered 3 days a week, then in a month of 4.5 weeks, there should be 4.5 x 3 = 13.5 days) – discrepancies should be justified. VI. Preparing the TIG 1. We provide a GDocs TIG template for each client. 2. Generates the TIG from the client timesheet with mathematical elucidations. VII. The office manager prints and/or copies and attaches the relevant part of the client timesheet and prepares a draft email (with recipients) and only needs to press the send button.

Optimizing Monthly Closure and Timesheet Processing

7/15/2025
Report this dream
What's wrong with it?

Where it was dreamed

Where it was dreamedWhere it was dreamed

Places are approximate: each dream appears within about 10 km of where it was shared, never at an exact address. See it on the dreamer map

Dream symbols

NotificationWorkTechnologyEmailUniqueTimesheetDashboard
- a folyamatba be kell építeni az egyedi timesheet és summary timesheet összehasonlítását (rekord szinten egyedi kulcs mentén, illetve leíró adat tekintetében). Értesítés érkezzen a nem egyező adatokról amiben látni lehet hogy hol térünk el. Hogy ez a folyamat elején vagy a 10. pont után legyen az István döntése. A folyamatábrán szeretnénk látni, hogy hol melyik a forrás. - 11. pontnál szükséges egy dashboard ami ügyfélre szűrve mutatja, hogy a kerethez képest mennyit dolgoztunk (1. box: ügyfél, keretóraszám, tanácsadók külön, tanácsadói órák, 2. box a tanácsadó napra lebontott órái). Ez a felületen lehessen választani, hogy milyen forrásból dolgozik a felület (egyedi vs summary). - 11. pontnál értesítés jöjjön bármilyen irányú eltérésről (ha keretnél kevesebb vagy többet dolgozunk). - 11. pontnál lehessen látni hogy halmozva hogyan állunk a keret és a timesheet-elt órák tekintetében (ez lehetne a 3. box) - a folyamatot ki kell egészíteni az ügyféltimesheet-ek előkészítésével. Ennek az ellenőrzést követően kell megtörténnie, Kinga kiküldetlen email-ei közé, csatolmányként az excel. Kezdetben ez működhet úgy is, hogy egy meghatározott drive mappába generálja Sárika, majd Kinga át tudja még nézni @Gabriella Kinga Molnár küldj kérlek pár email-t hogyan szoktad kiküldeni - a folyamatot ki kell egészíteni a könyvelésre küldött bérszámfejtési excel feltöltésével (drive dokumentum). Ezt Kinga le tudja ellenőrizni. - a folyamatot ki kell egészíteni a TIG-ek előkészítésével (egyenlőre ez nem elsődleges scope, de legyen rajta a folyamaton) Hóvégi zárás folyamat leírása 1. Tanácsadók havi munkája A tanácsadók timesheetjének feldolgozása esetén a legelső dolog az, hogy legalább 1 héttel a hónap utolsó napja előtt egy e-mailt küldök ki nekik, amelyben leírom mikorra zárják le a timesheetet és megkérem Őket,hogy jelezzenek amikor készen vannak. Ez a dátum általában a hónap utolsó napja. Amennyiben a hónap vége hétvégére esik, akkor már péntekkel kérem tőlük a lezárást, lévén, hogy hétvégén nincs munka. A másik kivételes eset, amikor a lezárást korábbra kérem, az pedig az, amikor esetleg ünnep vagy hosszú hétvége befolyásolja. Ezekben a ritka esetekben Zsolttal egyeztetek milyen dátummal kérjük, hogy legyen készen a timesheet. Amennyiben korábban kell lezárniuk mint az utolsó munkanap, olyankor a kérés az, hogy előre töltsék ki. A tanácsadók esetében elsőként a saját maguk által napi szinten vezetett timesheetjüket átnézem a következő szempontok alapján: I. Egyéni timesheet ellenőrzése: 1. Hány hivatalos munkanapos a hónap? N 2. Hány százalékos ember: Hány napos az ember (heti vagy havi) szerződése? Heti 5 vagy heti 3? – Peti-Kinga táblázatából veszi 3. Elvárt óra (elvárt): Átlagban megvan-e az N x 8 x szerődött %? 4. Billable bh, nonbillable nbh és leaves vih (Vac/Illness) = az elvárt óra? 1. Ha nem, akkor hiba, nem dolgozott vagy félrekönyvelt 5. Minden napra van-e beírva valami? 6. Távollétek ellenőrzése? Mennyisége pontos-e? 1. alkalmazottak 1. Vacation mennyisége jóvá lett-e hagyva? Szabi táblában benn van-e? Könyvelésnek is le kell adni, hogy számfejtsék és fogyjon 2. Illness távollét esetében: van-e táppénzes papírja b. Alvállalkozó (számlás és megbízásos) 1. Vacation mennyisége jóvá lett-e hagyva? Szabi táblában benn van-e? Könyvelésnek NEM kell leadni 2. Betegszabit nem vizsgáljuk, csak, hogy be van-e írva 7. Nonbillable nem túl sok-e? A megengedett az a heti 1 óra, ha eltérés van, az előre jóvá kellett volna hagyatnia DM. – jelezze, mint eltérést és DM átnézi, leokézza (a dashboardon legyen: dátum, mennyiség, a task leírása, activity type ügyfél) 8. Billable ellenőrzése . Pl. tudjuk, h az Allianznál heti 3 napot rendeltek, ezért ezt szeretnénk kihasználni de nem túllépni. — eltérést jelezni, DM leokézza – melyik ügyfélnél mennyi a megrendelt volumen táblázat is kell? • Kitöltésre került-e minden nap teljes egészében (időintervallum, activity type, ügyfél) • Az adott hónap összes munkanapját tekintve, dolgozott-e minden nap az érintett tanácsadó. Például, ha egy hónapban összesen 20 munkanap van, akkor valóban megvan-e a 20 ledolgozott munkanapja a munkavállalónak. Kivételt képez értelemszerűen az, ha szabadságon volt az illető, de a timesheetben ezt is vezetnie kell természetesen. • Amennyiben a fenti két pont teljesült, akkor ellenőrzöm a timesheeteket óraszámokat illetően. A timesheet az activity type alapján az adott napi tevékenységet automatikusan besorolja billable vagy non-billable kategóriába. Ezek alapján pedig megnézem, mennyi volt az adott hónapban az össz teljesített óraszám és ez hogyan oszlik meg billable és non-billable órákra. A szabadságokat “vacation”-ként kell beírniuk és ebben az esetben jelenik meg a non-billable(leaves) kategória, amennyiben volt szabadságon a munkatárs az adott hónapban. • Az óraszámok szűrésre kerülnek ezek után ügyfél szempontból is, hogy melyik ügyfélnél hány óra teljesítése volt az adott tanácsadónak. • Amennyiben a fent leírtak egyeznek, a “new consultant timesheet xy” táblázat ellenőrzése készen van. II. A tanácsadó által vezetett timesheetet ezután a “Sprint Summary” táblázattal kell összehasonlítanom. – meg kell egyeznie a new consultant ts-el 100%-ban • A táblázat summary fülére bekerülnek a tanácsadói timesheet adatai, tehát a két táblázatnak ez alapján egyeznie kell. A summary fülön gyakorlatilag ugyanazok a szempontok érvényesülnek tanácsadó szempontból. • A táblázatban szereplő adatokat leszűröm kiválasztva az adott tanácsadót valamint az aktuális hónapot. • Majd megnézem, hogy minden munkanap megvan-e ebben a táblázatban is. Ezek után pedig megnézem itt is az összesen teljesített óraszámot, amelyet utána leszűrök billable és non-billable órákra is. • Az utolsó szempont pedig itt is az ügyfélre szűrt adatok ellenőrzése. Amennyiben a fenti két táblázat adatai minden fent leírt szempontból egyeznek, abban az esetben a tanácsadói munkák feldolgozása késznek tekinthetőek a Zsolttal való egyeztetésre és ezután küldhetőek bérszámfejtésre. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A new consultant egyéni timesheetet ellenőrizze le • A két táblázat összehasonlítása a fenti szempontok alapján. • A munkanapok számát tekintve ellenőrizni az adott hónapot. • A két táblázat adatainak ellenőrzése, hogy minden adat átkerült-e a tanácsadói timesheetből a summary fülre. • Amennyiben bármilyen hibát észlel az asszisztens, abban az esetben pedig egy e-mailt küld a megadott címekre, amelyben a problémás tételeket felsorolja és nekem már csak azokat a tételeket kell felülvizsgálni, hogy miből eredhet a hiba. • Jó lenne egy olyan funkció is szerintem, amely arra szolgál, hogy a hibaüzenetek kijavítása után egy parancs kiadásával újra ellenőriztethessem az asszisztenssel, hogy maradt-e még fent probléma. III. Könyvelés, bérszámfejtés táblázatának elkészítése 2. Bérszámfejtéshez kapcsolódó információk • A bérszámfejtéshez két táblázatot szoktam készíteni. • Az egyik a teljesítménybéres munkavállalóink adott havi munkaóráit tartalmazza lebontva 3 részre. Billable / non-billable / non-billable (leaves) tételek. • Ezeket az adatokat a fenti két táblázat egyeztetése után szoktam a Sprint Summary táblázat summary füléről kimásolni. Ehhez a mappánkba feltöltök egy minta táblázatot, most még adatok nélkül, hogy látható legyen a formátuma. • A második táblázat minden aktív munkavállalót tartalmaz. Ide beleértendőek a megbízási jogviszonyos munkavállalók is. Ehhez is feltöltök adatok nélkül egy mintatáblázatot, amelyben ennek a formátuma is átlátható lesz. Ebben feltüntetésre kerülnek a szabadságok, valamint amennyiben van plusz bérszámfejtendő összeg esetleg, és a megbízási jogviszonyok esetében pedig minden hónapban az adott óraszámok. • A szabadságok esetében van egy minden munkavállaló által elérhető táblázat, amely forrásként szolgálhat az asszisztens számára a kitöltést illetően. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A teljesítménybéresek táblázatának esetében a megfelelő adatokkal feltölteni a számfejtésre küldendő táblázatot. • A minden munkavállalót tartalmazó táblázat esetében pedig, első körben most az lenne az én ötletem, hogy lehetne egy olyan opció, amellyel az általam kitöltött táblázatot leellenőriztetem az asszisztenssel, hogy minden egyezik-e. • A szabadságok esetében a sprint szabadságok táblázattal vetné össze az általam beírt adatokat, a megbízási szerződéseseket illetően pedig az általuk vezetett timesheettel vetné össze az általam beírt órák számát. • Amennyiben nem talál hibát, abban az esetben küldhetem számfejtésre, amennyiben hibát talál abban az esetben pedig küldi a már korábban említett e-mailt és a javítások után újra ellenőriztetném vele. IV. Ügyféltimesheetek elkészítése summary-ből 3. Ügyfél timesheetek lezárása, számlázás folyamata Az ügyfelek esetében a forrás táblázatunk ismételten a Sprint summary táblázata lesz. Ebből jelenleg aktuálisan a “Project timesheet” elnevezésű fület használom erre a célra. Ez egy pivot tábla amelyen a megfelelő szűrőket alkalmazva szoktam letölteni az adott ügyfélhez tartozó adatokat, amelyből az ügyfél timesheetet készítem. A pivot táblázatban az alábbi szempontok alapján szűrök: • Client/Ügyfél - kizárólag egyet választok ki • Month - az aktuális hónap kerül kiválasztásra • Date - úgy állítom be minden esetben, hogy az összes adatot mutassa • Billable/Non-billable - mindenképpen a billable tételekre szűrök, mert ez a timesheet a számlázás alapját képezi, így csak a billable tételek kerülhetnek bele • Consultant - kiválasztom a projekten dolgozó tanácsadót. Lehet olyan eset, hogy valamelyik projekten többen is dolgoznak egyszerre, ez esetben is egyszerre csak egy tanácsadó kerül kiválasztásra. Amennyiben a fenti szűrök alapján lekértem a pivot tábla adatait, akkor ezt a kapott táblázatot, egy üres excel sheetbe átmásolom és a megfelelő módon elnevezve, lementem az adott ügyfél mappájában a megfelelő helyre. Amennyiben több tanácsadó is dolgozik az érintett projekten, abban az esetben az excel dokumentumban külön-külön munkalapra másolom át a megfelelő adatokat és a munkalapok elnevezése az adott tanácsadó neve lesz. Hogy ennek is látható legyen a formátuma, így ehhez is egy mintát feltöltök a mappánkba. Ez az elkészített ügyfél timesheet a bemásolt adatok alapján összesíti az órákat, abból kiszámolja a dolgozott napokat és a beírt napidíj alapján a számlázandó összeget. Amennyiben ez elkészült, úgy ezt a drive dokumentumot letöltöm egy xls fájlba, amiből bizonyos oszlopok törlésre kerülnek, mert az ügyfélnek kiküldött timesheetnek azok nem képezik részét. A letöltött xls fájl e-mailben kerül kiküldésre, amely mellé küldök egy teljesítésigazolást is (ennek a formátuma változó, mert van ahol az ügyfél formanyomtatványa szerint kell kitöltve elküldenem, van ahol pedig a mi általunk készített példányt küldjük). A számla akkor készülhet el, amikor az ügyfél timesheet elfogadásra került és a mellé küldött teljesítésigazolás is az ügyfél által is aláírva visszaküldésre került. Ilyenkor a számlázó programban elkészítem a számlát, amit a megfelelő e-mail címre kiküldök. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A pivot táblából lekért és átmásolt adatokból elkészített ügyfél timesheetet összevethetné a tanácsadó által vezetett timesheettel, hogy minden adat egyezik-e. • Amennyiben bármilyen hibát észlel, abban az esetben a már korábban említett módon, e-mailben elküldené a hibalistát, amelyet tételesen ellenőriznék mielőtt az ügyfélnek elküldöm. • Az ellenőrzést és az esetleges hibalista kiküldését én úgy gondolnám a leghatékonyabbnak, hogy az erre vonatkozó parancsot kiadnám az asszisztensnek, még azelőtt, hogy a drive excel sheet-et letöltöm az xls-fájlba, ugyanis így is időt takaríthatnánk meg. Alepvetően a hónapzárást és számfejtést illetően ezek a tevékenységek azok amelyek fixen minden hónap végén/elején elkészítendők, feldolgozandók. V. Ügyféltimesheetek ellenőrzése: 1. Ügyfél timesheetje az ott dolgozó tanácsadók óráinak összeg kell legyen, de tadácsadónként lebontva. 2. New consultant timesheetek adott emberkre és ügyfélre filterezve meg kell egyezzen az ügyféltimesheettel 3. A teljesített órák ne legyen több, mint a megrendelt órák: a. Kumuláltan – nézi a merendelőt és az adott megrendelőre amúltban és a jelen timesheetben könyvelt órák összegét – eltérés okozható b. Adott hónapra (pl. Allinaz esetében, ha heti 3 nap van rendleve, akkor egy 4,5 hetes hónapnál 4,5 x 3 = 13,5 nap kell legyen) – eltérés okézható VI. TIG elékészítése 1. Minden ügyfélre adunk egy gdocs TIG templatet 2. Ügyféltimesheetből legenerálja a TIG-et matematikai levezetéssel VII. Irodavezető nyomtatja és/vagy másolja és mellékeli az ügyféltimesheet releváns részét és előkészíti draft levélben (címzettekkel) és csak a send gombot kell megynomni.

It seems that you've included a detailed description of a process involving timesheets, payroll management, and customer invoicing, but it doesn't directly relate to a dream for interpretation. If you have a specific dream in mind that you would like to interpret, please provide the details of that dream, and I would be happy to help you analyze its potential meanings and insights.

What did you dream?

Interpret Dream